Privacyverklaring.
1) ALGEMEEN
Het kantoor is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonlijke gegevens. Dit betekent dat het kantoor het doel en de middelen van de verwerking van uw persoonsgegevens bepaalt. Bij vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u contact opnemen via post 8730 Beernem, Bloemendalestraat 23A bus 101, via mail info@advocaatroegiers.be of via telefoon +32 470 60 77 93.
In het algemeen:
verwerken wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor zij zijn verstrekt, zoals hieronder nader beschreven;
beperken wij de verwerking van uw persoonsgegevens tot enkel die gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen wij om uw uitdrukkelijke toestemming waar nodig;
hebben wij de passende technologische en organisatorische maatregelen genomen ter beveiliging van uw persoonsgegevens;
geven wij geen persoonsgegevens door aan derde partijen, tenzij dat vereist is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt of ter naleving van een wettelijke verplichting;
willen wij u in duidelijke taal informeren over uw rechten en deze eerbiedingen.
Het bezoeken van onze website en/of het verlenen van een opdracht aan het kantoor impliceert uw uitdrukkelijke goedkeuring met deze Privacy Policy en met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken.
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de advocaat die als dossierverantwoordelijke uw dossier behandelt. Voor vragen met betrekking tot de verwerking van uw gegevens kunt u steeds rechtstreeks met hem of haar contact opnemen.
Het kantoor verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor volgende doeleinden:
voor de uitvoering van de overeenkomst met de cliënt (m.n. levering van juridische diensten);
marketingdoeleinden;
uitnodigingen en attenties;
uitsturen van nieuwsbrieven en pro-actief advies;
de optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de website;
de beveiliging van haar kantoorgebouw.
Het verwerken van uw persoonsgegevens door het kantoor is noodzakelijk voor de optimale uitvoering van bovenstaande activiteiten. Het kantoor zal uw persoonsgegevens enkel voor deze doeleinden verwerken, behoudens uw verdere toestemming.
2) WELKE GEGEVENS WORDEN VERZAMELD?
Wat zijn persoonsgegevens?
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon; (art. 4, 1) GDPR)
Welke gegevens?
Het kantoor verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Verder in de privacyverklaring wordt opgelijst welke gegevens er worden verzameld en voor welke doeleinden.
Welke bijzondere categorieën van gegevens worden er verzamelend?
Van onze (potentiële) cliënten verwerken wij naast de hierboven vermelde gegevens mogelijk ook bijzondere categorieën van gegevens in functie en afhangend van de aard van uw zaak. Het gaat hier om gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over de gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, en tot slot gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten. Wij verwerken dergelijke gegevens enkel indien dit noodzakelijk is voor de behandeling van uw juridische vraag of dossier.
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@advocaatroegiers.be, dan verwijderen wij deze informatie.
Indien onze opdracht een minderjarige persoon betreft, kunnen wij de persoonsgegevens maar verwerken indien een schriftelijke toestemming van de ouder(s), voogd of wettelijke vertegenwoordiger voorligt.
3) WAARVOOR VERZAMELEN WIJ UW GEGEVENS EN OP BASIS VAN WELKE RECHTSGROND?
Een advocaat treedt op als juridisch adviseur, vertegenwoordiger in rechte of voor andere doeleinden, en zal voor de goede uitvoering van het beroep verschillende vormen van informatie, documentatie en ook persoonsgegevens nodig hebben.
In de interactie met overheden, gerechtsdeurwaarders, actoren van justitie, is het eventueel mogelijk dat persoonsgegevens dienen te worden overgemaakt.
De persoonsgegevens van onze cliënten worden enkel verwerkt in het kader van de opdrachten die aan kantoor worden toevertrouwd. De gegevens vallen bovendien onder het beroepsgeheim.
Wij verwerken uw gegevens enkel voor legitieme doeleinden, waarbij de verwerking steeds gebaseerd zal zijn op de rechtsgronden die worden opgesomd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming of General Data Protection Regulation (hierna “GDPR”). Hieronder geven wij een overzicht van de rechtsgronden waarop wij ons baseren voor de verwerking van uw gegevens, afhankelijk van de aard van uw relatie met het kantoor.
Klantenbeheer
Juridische dienstverlening
Met het oog op het verlenen van juridische diensten aan onze cliënten, verwerken wij mogelijks uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, ondernemingsnummer, BTW-nummer…), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling), en persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit). Wij verwerken mogelijk eveneens andere persoonsgegevens die de cliënt met ons deelt bij het behandelen van een zaak.
Deze gegevens laten ons toe om juridisch advies te verstrekken, juridische akten en documenten op te stellen, onze cliënten te vertegenwoordigen in rechte, in arbitrage of voor administratieve of gelijkaardige instanties, bijstand te verlenen bij onderhandelingen en/of het sluiten van contracten, bijstand te verlenen bij bemiddeling, bijstand te verlenen bij een politie- of gelijkaardig verhoor, verschillende mandaten (vb. bewindvoerder) op te nemen, juridische opleidingen aan te bieden, etc.
De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
Ten aanzien van particuliere cliënten: het sluiten of het uitvoeren van een overeenkomst tot de verstrekking van juridische dienstverlening (artikel 6, §1, (b) AVG);
Ten aanzien van contactpersonen bij professionele cliënten en derde partijen: een gerechtvaardigd belang om juridische diensten te kunnen verlenen aan onze cliënten (artikel 6, §1, (f) AVG).
We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde (vb. verzekeringsmakelaar, gerechtsdeurwaarder, notaris,..)
Voor de verstrekking van juridische dienstverlening. Wij houden jouw persoonsgegevens zo lang bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke en/of deontologische verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens (langer) bij te houden.
Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met het gerecht en politiediensten (i.e. hoven en rechtbanken, gerechtsdeurwaarders, het Openbaar Ministerie en politionele instanties). Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens, in het kader van de behartiging van de belangen van de cliënt, met de advoca(a)t(en) van de tegenpartij of met de tegenpartij wanneer deze optreedt zonder bijstand van een advocaat of desgevallend met een vervangende advocaat. Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met bank- of verzekeringsinstellingen. Ingevolge een rechterlijke uitspraak kunnen wij eveneens gehouden zijn om deze persoonsgegevens te delen met een technisch raadsman, een expert of een gerechtelijk mandataris (i.e. notaris, gerechtelijke bewindvoerder, …) die bij vonnis of arrest is aangesteld. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers)]. Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
Naleving wetgeving en reglementering van toepassing op de advocatuur
Met het oog op de naleving van wetgeving en reglementering die van toepassing is op de advocatuur, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), rijksregisternummer, identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, ondernemingsnummer, BTW-nummer, …); financiële gegevens (verrichtingen voor of namens de cliënt); persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit); gerechtelijke gegevens (veroordelingen, lopende geschillen) en andere persoonsgegevens die door u met ons worden gedeeld bij het behandelen van uw zaak
Deze gegevens laten ons toe om o.m. onze verplichtingen te vervullen in het kader van de witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving, uitvoering te geven aan een gerechtelijk of administratief bevel of reglementering van de Orde van Vlaamse Balies na te leven.
De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichtingen, vervat in de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten en eventuele verwijzing naar andere relevante wetgeving/reglementering (artikel 6, §1, (c) AVG); een gerechtvaardigd belang om in het kader van onze juridische diensten waakzaam te zijn voor witwaspraktijken (artikel 6, §1, (f) AVG).
We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.
Voor de naleving van wetgeving en reglementering van toepassing op de advocatuur houden wij uw persoonsgegevens bij zo lang bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke en/of deontologische verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens (langer) bij te houden.
Wij delen deze persoonsgegevens desgevallend met de Stafhouder. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers)]. Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
Interne organisatie en eigen beheer
B2B beheer
Met het oog op het B2B beheer van ons advocatenkantoor, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling), persoonlijke kenmerken (geslacht, taal) en enige andere informatie die u bezorgt in het kader van de samenwerking (bijv. informatie over beroep en betrekking).
Deze gegevens laten ons toe om [overeenkomsten met leveranciers/business partners af te sluiten, waaronder het vergelijken van leveranciers, het opvragen van offertes en het voeren van precontractuele onderhandelingen, te communiceren met leveranciers, het beheren van geplaatste bestellingen en het organiseren van de betaling.
De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
Ten aanzien van particuliere leveranciers of business partners: het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst in (artikel 6, §1, (b) AVG)
Ten aanzien van professionele leveranciers of business partners: een gerechtvaardigd belang om ons B2B beheer te organiseren (artikel 6, §1, (f) AVG).
We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.
Voor ons B2B beheer houden wij uw persoonsgegevens bij zo lang bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke en/of deontologische verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens (langer) bij te houden.
Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met overheidsdiensten, banken en verzekeringsmaatschappijen, boekhouders en auditeurs en externe juridische adviseurs. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT providers)]. Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
Facturatie en boekhouding
Met het oog op de facturatie en onze boekhoudkundige verplichtingen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer, KBO-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en geleverde prestaties/dienste.
Deze gegevens laten ons toe om onze facturen op te maken, onze boekhouding te voeren en boekhoudkundige verplichtingen na te leven, waaronder het opmaken van een jaarrekening.
De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op diverse wettelijke verplichtingen, zoals deze vervat in het Wetboek Economisch recht (art. I.1 WER, art. III.82 WER, art. III.89 WER en art. III.90 WER), het KB WVV (dubbel boekhouden), het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (art. 3:1 WVV) en het Wetboek Inkomstenbelasting (art. 320 WIB) (artikel 6, §1, (c) AVG).
We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.
Voor onze facturatie en boekhoudkundige doeleinden houden wij uw persoonsgegevens zo lang bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke en/of deontologische verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens (langer) bij te houden.
Wij delen deze persoonsgegevens met ons boekhoudkantoor, overheidsdiensten, sociale zekerheidsinstanties en banken- en verzekeringsmaatschappijen. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
Geschillenbeheer
Met het oog op de regeling van potentiële geschillen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, …), informatie over beroep en betrekking, financiële gegevens, gerechtelijke gegevens en alle andere informatie die relevant is voor de (potentiële) rechtszaak.
Deze gegevens laten ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.
De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om de (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten van ons advocatenkantoor te vrijwaren (artikel 6, §1, (f) AVG).
We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.
Voor onze geschillenregeling houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) plus een verificatieperiode van 1 jaar.
Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met overheidsdiensten, gerecht en politiediensten, banken- en verzekeringsmaatschappen, ons boekhoudkantoor, externe juridische adviseurs, gerechtsdeurwaarders en incassobureaus. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
Communicatie en marketing
Website
In het kader van onze website verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres), contactverzoek en elektronische identificatiegegevens (IP-adres en cookies).
Deze gegevens laten ons toe om onze website te optimaliseren, online advertenties te tonen, uw contactverzoek te beantwoorden, n functie van bestelde diensten en/of producten via de webshop etc.
De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website aan te bieden en onze producten en diensten te promoten (artikel 6, §1, (f) AVG). Analytische cookies, advertentiecookies en/of sociale media cookies worden enkel geplaatst indien u daartoe toestemming heeft gegeven via de website (artikel 6, §1, (a) AVG). (voor meer informatie, zie cookieverklaring)
We verkrijgen deze persoonsgegevens steeds rechtstreeks van u.
Voor bovenvermelde doeleinden houden wij uw persoonsgegevens bij voor de duur van de desbetreffende cookie (voor meer informatie, zie cookieverklaring). U kan uw cookievoorkeuren op elk ogenblik aanpassen. Indien u een contactverzoek heeft ingediend via onze website, houden wij uw persoonsgegevens bij als vereist is om te voldoen aan onze wettelijke en/of deontologische verplichtingen, om onze diensten op een correcte manier te verlenen of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om jouw persoonsgegevens (langer) bij te houden.
Wij delen deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor het beheer van onze website (IT en software providers) (voor meer informatie, zie cookieverklaring). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
4) WIE HEEFT TOEGANG TOT UW GEGEVENS?
We stellen geen persoonlijke gegevens beschikbaar / maken geen persoonlijke gegevens over aan andere partijen, behoudens indien wettelijk verplicht, door een rechter bevolen of nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst.
Uw persoonsgegevens worden door ons niet verkocht of verhandeld aan derde partijen, en worden evenmin aan derde partijen doorgegeven voor commerciële doeleinden.
Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
5) HOE LANG WORDEN DE PERSOONSGEGEVENS BEWAARD?
Het kantoor bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld en dit in het kader van het beroepsgeheim, de professionele bewaarplicht, de boekhoudkundige bewaarplicht en dergelijke meer.
6) WENST U UW PERSOONSGEGEVENS IN TE ZIEN, AAN TE PASSEN OF TE VERWIJDEREN?
U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:
een verzoek om toegang of rectificatie van uw persoonsgegevens
een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens
een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens
een verzoek om overdracht van uw gegevens
een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit
U kan ons hiervoor steeds contacteren via post 8730 Beernem, Bloemendalestraat 23A bus 101, via mail info@advocaatroegiers.be of via telefoon +32 470 60 77 93.
Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, en volgens de vigerende termijnen, op uw verzoek. Het kantoor wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Privacy Commissie.
7) HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD?
Het kantoor neemt de bescherming van uw gegevens ernstig en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Het kantoor heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
Het kantoor heeft meer bepaald veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
De persoonsgegevens worden bewaard enerzijds op papieren drager, anderzijds digitaal. De toegang tot het kantoor is beveiligd en enkel de kantoorleden hebben toegang tot het gebouw. De digitaal verwerkte gegevens zijn eveneens aan beveiliging onderworpen: zij zitten vervat in een database waaraan een gebruikersnaam en wachtwoord is gekoppeld, alsook een 2FA.